Chapter 3: 워크북에서 데이터베이스로: 탭을 넘어서 생각하기

엑셀 워크북 = 미니 데이터베이스

엑셀에서 데이터를 오랫동안 정리해왔다면, 사실상 단순한 데이터베이스를 계속해서 만들어 왔다는 사실에 놀랄 수도 있습니다! 엑셀 워크북은 여러 면에서 미니 데이터베이스처럼 작동합니다:

• 구조화된 데이터를 정리된 형식으로 저장할 수 있음
• 정보를 검색하고, 필터링하고, 분석할 수 있음
• 서로 다른 데이터 집합 간의 관계를 유지할 수 있음
• 데이터를 요약하고 리포트하는 도구를 제공함

이런 이유로, 엑셀 사용자들은 본격적인 데이터베이스로 전환할 때 예상보다 더 직관적으로 적응하는 경우가 많습니다. 완전히 새로운 개념을 배우는 것이 아니라, 이미 익숙한 원칙을 확장하는 것에 가깝기 때문입니다.

데이터베이스 마인드셋

엑셀을 단순한 스프레드시트로 사용하는 것과 미니 데이터베이스로 사용하는 것의 가장 큰 차이는 데이터를 바라보는 사고방식에 있습니다:

스프레드시트 마인드셋:

• 계산 및 분석 중심
• 데이터와 수식을 같은 영역에 섞어서 사용
• 병합 셀 및 복잡한 서식을 자주 사용
• 데이터 무결성보다는 시각적 프레젠테이션에 집중

데이터베이스 마인드셋:

• 데이터의 조직화와 무결성에 집중
• 데이터를 깔끔하고 일관되게 구조화
• 병합 셀이나 데이터 작업에 방해되는 서식은 지양
• 단순히 보기 좋게 정리하는 것보다 효율적인 저장과 조회를 우선

엑셀을 사용할 때 데이터베이스 마인드셋을 채택하면, 보다 고급 데이터 관리로 나아가는 첫 걸음을 내딛는 것입니다.

각 워크시트 = 하나의 테이블

데이터베이스 용어에서 테이블(Table) 은 관련된 데이터가 행과 열로 구성된 집합입니다—엑셀 워크시트와 정확히 같은 구조죠! 따라서 워크북의 각 워크시트는 데이터베이스의 하나의 테이블로 간주할 수 있습니다.

예를 들어, 어떤 비즈니스는 다음과 같은 워크시트를 포함한 엑셀 워크북을 사용할 수 있습니다:

• Customers (고객)
• Products (제품)
• Orders (주문)
• Employees (직원)

데이터베이스 시스템에서는 이들이 서로 관련된 네 개의 테이블이 됩니다.

워크시트를 테이블처럼 설계하는 베스트 프랙티스

엑셀 워크시트를 더 정식 데이터베이스 테이블처럼 만들기 위해서는 다음과 같은 원칙을 따르세요:

1. 첫 번째 행에 일관된 헤더를 사용
2. 데이터 내 빈 행/열을 피하기
3. 각 행마다 고유 식별자(ID) 컬럼 포함
4. 한 워크시트에는 한 가지 데이터만 포함
5. 날짜, 숫자, 텍스트 등 데이터 형식 일관성 유지
6. 데이터 영역에서는 셀 병합 사용 금지
7. 정렬 또는 필터에 방해되는 복잡한 서식 피하기

이러한 원칙을 지키면 나중에 데이터베이스로 전환하는 과정이 훨씬 쉬워집니다.

워크시트 간 관계 만들기

데이터베이스의 가장 강력한 기능 중 하나는 테이블 간 관계를 설정할 수 있다는 것입니다. 엑셀에서는 VLOOKUP 또는 INDEX/MATCH 같은 함수를 이용해 이 관계를 흉내 낼 수 있습니다.

예를 들어:

• 고객 정보가 담긴 "Customers" 워크시트
• 주문 정보가 담긴 "Orders" 워크시트

이 경우, VLOOKUP을 사용하여 Orders 시트에 고객 정보를 불러올 수 있습니다:

=VLOOKUP(A2, Customers!$A$2:$E$100, 2, FALSE)

이 수식은 Orders 시트의 A2 셀에 있는 고객 ID를 기반으로 Customers 시트에서 해당 고객 이름을 찾아 반환합니다.

이는 기본적으로 워크시트 간의 관계를 만드는 것이며, 이는 데이터베이스에서 키(Key)를 사용해 테이블을 연결하는 방식과 유사합니다.

데이터가 커지거나 복잡해지면?

엑셀은 중소 규모의 데이터 컬렉션에 대해서는 미니 데이터베이스로 잘 작동하지만, 데이터의 크기나 복잡도가 증가할수록 한계를 드러냅니다.

크기 제한

엑셀은 다음과 같은 기술적 한계를 가지고 있습니다:

• 행 제한: 최신 엑셀 기준, 워크시트당 1,048,576행
• 열 제한: 워크시트당 16,384열
• 성능 저하: 약 10만 행부터 느려지기 시작
• 파일 크기: 대용량 파일은 열고 저장하는 데 시간이 오래 걸림
• 메모리 사용량: 전체 워크북을 메모리에 로드하기 때문에 컴퓨터 성능에 부담

복잡성 문제

크기뿐 아니라, 다음과 같은 복잡성 측면에서도 엑셀은 한계를 가집니다:

• 데이터 무결성: 워크시트 간 관계를 강제로 유지할 방법이 없음
• 동시 사용자: 여러 사용자가 동시에 작업하기 어려움
• 복잡한 쿼리: 여러 워크시트를 넘나드는 고급 연산이 어려움
• 자동화: 자동 데이터 처리 및 업데이트 기능이 제한적
• 보안: 기본 비밀번호 외에 세분화된 접근 제어 기능 부족
• 복구 기능: 파일 손상 시 복구가 어렵고 옵션이 제한적

실제 사례: 한계에 부딪힌 순간

어떤 소규모 사업체가 다음과 같은 엑셀 워크북으로 모든 업무를 처리하고 있었다고 가정해 봅시다:

초기에는 다음과 같은 데이터 규모였습니다:

• 고객 500명
• 제품 1,000개
• 주문 5,000건
• 직원 50명

이때까진 엑셀이 잘 작동했습니다. 하지만 시간이 지나면서:

• 고객이 5,000명으로 증가
• 제품은 10,000개로 확장
• 주문은 100,000건으로 폭증
• 여러 직원이 동시에 파일을 편집할 필요가 생김

이제 심각한 문제가 발생하기 시작합니다:

1. 파일 열기에 수 분이 걸림
2. 저장 시 엑셀이 종종 다운됨
3. VLOOKUP 계산이 매우 느려짐
4. 누가 어떤 변경을 했는지 알 수 없음
5. 두 명 이상이 작업할 때 변경 내용이 유실되기도 함

이런 상황이 바로 엑셀의 한계에 부딪히고, 본격적인 데이터베이스 시스템으로 전환이 필요한 시점입니다.

데이터베이스로 가는 다리

엑셀을 미니 데이터베이스로 이해하면, 더 강력한 데이터베이스 시스템으로 넘어가는 데 큰 도움이 됩니다:

이 매핑을 통해 엑셀 사용자들은 낯선 데이터베이스 개념을 더 친숙하게 받아들일 수 있습니다.

엑셀의 데이터 모델: 전환을 위한 디딤돌

최신 엑셀 버전에는 "데이터 모델(Data Model)" 이라는 기능이 포함되어 있어 스프레드시트에서 데이터베이스로의 전환을 돕습니다:

• 테이블 간 관계를 생성할 수 있음
• 표준 워크시트보다 훨씬 더 큰 데이터셋을 지원
• 더 강력한 피벗 테이블 및 분석 기능 제공
• SQL과 유사한 DAX 언어 사용 가능

엑셀의 데이터 모델 기능을 탐색하는 것은 데이터베이스 사고방식을 익히는 좋은 시작점이 됩니다.

전환을 위한 준비

엑셀의 한계에 도달했다고 느껴진다면, 다음 단계를 따라 데이터베이스로의 전환을 준비하세요:

1. 엑셀 데이터를 앞서 설명한 베스트 프랙티스에 따라 정리
2. 워크시트 간 데이터 구조와 관계를 문서화
3. 각 워크시트에 고유 식별자(Primary Key 후보)를 정의
4. 데이터를 정리하여 일관성과 정확성 확보
5. 자주 사용하는 쿼리와 리포트를 파악

이러한 준비 과정을 거치면 데이터베이스로의 전환이 훨씬 원활해집니다.

결론

지금까지 엑셀 워크북은 단순한 데이터베이스로 작동해 왔으며, 여러분이 배운 데이터 정리 원칙은 고급 데이터베이스 시스템에도 그대로 적용됩니다. 이 책의 다음 장에서는 엑셀에서 익힌 개념을 보다 강력한 데이터베이스와 SQL에 어떻게 적용할 수 있는지 알아보겠습니다.

잊지 마세요: 처음부터 다시 시작하는 것이 아닙니다—이미 갖고 있는 기반 위에 더 쌓아가는 것입니다. 엑셀에서 데이터를 정리하며 쌓아온 실력은 데이터베이스 테이블을 다룰 때도 큰 자산이 될 것입니다.